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思想观点

企业如何建立自己的信息情报系统

 和君咨询师苏玉兴

 
摘要:企业的信息情报系统是什么?应该由哪些部分来组成?
导读:商场如战场。企业决策的下达与调整要建立在充分的信息情报收集与分析的基础上,这就如同军队作战命令的下达需要情报系统的支持一样。本文中所提到的“信息情报系统”主要针对“信息”而言,为决策系统提供信息支撑。
 
企业的信息情报系统是什么?应该由哪些部分来组成?在笔者看来,企业的信息情报系统是企业决策系统的基础,决策系统应涵括决策的整个过程,在程序上应包括信息的收集与分析、决策指令下达、决策指令执行、信息验证、指令调整与修正等几个部分。本文中所提到的“信息情报系统”主要针对“信息”而言,为决策系统提供信息支撑。而决策系统中涉及到的信息收集分析以及信息验证均应该归属到企业的信息情报系统中来。
 
那么,企业应该如何建立自己的信息情报系统?
 
一、信息情报系统实施的前提保障是思想保障和组织保障。
 
1、思想保障:企业全体上下必须对信息的关注、收集、分析达成共识,企业上下都应该有关注内外部信息的意识。
 
2、组织保障:在充分建立思想保障基础上,企业还需要建立组织保障,通常有以下几种手段:1)设立相关的部门或岗位,亦或是在现有的相关岗位职责中,加入相关信息的收集与分析职责,借以来提升信息收集分析功能;2)信息的收集分析需要常规化、例行化,应该纳入到相关人员的工作计划中;3)通过建立完善相关的信息收集制度以及绩效考核等奖惩制度或手段予以落实保障。(所有这些手段均需要根据企业的实际情况进行调整变化,切不可生搬硬套。)
 
二、信息情报系统具体的建设因企业不同而侧重点不同。
列举中小制造企业来看,可从两个维度来着手建设落实。
 
1、从时间的维度:信息收集分析的频次如何?
根据不同的信息以及使用需求,信息收集分析的频次可能是每日、周、月、季度或年各一次,也可能是不定期的收集分析。具体采取何种频次,根据外部环境变化的程度以及企业内部的实际情况来定。一般而言,外部环境以及内部环境变化越大,波动越频繁,信息收集分析的频次就越高;反之频次就越低。
 
2、从内容的维度:企业需要对哪些信息进行收集采集分析?
针对信息的分类有多种方式,但从企业实际应用角度来看,可以把信息大概分为两类:一类是企业外部信息,另外一类是企业内部信息。
 
1)从外部信息来看,国家的政治经济形势、社会人文以及科技发展形势均需要纳入到信息收集分析框架中,外向型的企业同时需要分析世界形势,也就是宏观环境分析。此外,企业作为市场竞争的主体,需要分析研究行业、市场以及竞争对手等等。比如:要收集分析市场需求现状及趋势是什么(细分市场划分及市场偏好分析);准入门槛高还是低(资金、技术、人才、行政许可);行业监管与市场规范程度如何;劳动力及人才供给程度如何;市场竞争程度如何(可以利用企业集中度、梯队阵营以及五力分析等工具);市场竞争手段都有哪些,哪些最为有效;标杆企业有哪些关键成功因素等等。
 
2)从内部信息来看,需要重点收集分析研供产销各个业务链条上的信息以及人力资源、财务、发生的异常数据等信息。对于发生的异常数据,企业应该给予格外的关注和重视,要能找到根本原因(而不是表面原因),从而制定纠正措施改正不足。企业管理的功夫关键在事前计划和事中控制,而不单单是事后的亡羊补牢,所以事前计划和事中控制也绝不可以偏废。
 
3)从信息的使用者来看,一般也需要分为高层、中层和基层等几个层级。每层级对信息的关注点不同,需要设计不同的信息情报收集分析体系。在金字塔式的组织架构中,越处于高层,关注的信息越宏观,越处于基层,关注的信息也多是微观层面。需要提醒的是,很多企业家都有一竿子插到底的习惯,这样的管理风格有助于指令的精准传达与调整,但是弊端就在于时间一长养成了习惯,导致企业家对战略层面的信息关注不足,从而使得企业捡了芝麻,丢了西瓜,得不偿失。因此在实际运作中,必须根据不同的信息使用者,对信息情报进行科学的分类与收集分析,使得各类管理者能够各取所需,各类信息各尽其用。
 
在信息情报系统落地过程中,要明确信息收集分析的职责人人皆有,但侧重点不同;此外信息情报的收集分析是一个系统工程,而不是零散的、片段的,信息与信息之间应该互相验证,互为补充,“符合逻辑”是信息收集分析功能的应有之义。
 
三、如何确保信息情报系统发挥实效?
 
1、信息情报系统应该遵从企业战略并服务于战略,战略调整了,信息情报系统也需要适时调整;
2、信息的收集与分析是企业运营管理工作中的一部分,与运营体系中的计划功能及组织功能相生共融,互为补充;
3、适度的考虑信息情报系统的完备性。信息的收集分析是有成本的,关乎企业的资金成本与员工的时间、精力成本,要根据各个企业的实际情况,量力而行,逐步完善;
4、最关键的一点,一定要充分关注人的因素。在企业管理中,任何系统都需要人去驱动。在信息情报系统实施的过程中,应该时刻关注人,实时盘点人,通过面谈、培训等方式引导人,及时排除不良因素,推动信息情报系统的顺利实施与不断完善。